DELAVNICE

EISEP-ove delavnice so namenjene vsem, ki začenjajo v poklicu pooblaščencev oziroma strokovnjakov za skladnost in etiko poslovanja, pa tudi za izkušenejše, ki želijo svoj program skladnosti izboljšati, nadgraditi ali prenoviti.

V letu 2017 smo pripravili dve pol-dnevni delavnici (april in maj 2017):

  • Kako uporabljati standard SIST ISO 19600 (Sistemi za upravljanje skladnosti – Smernice) pri upravljanju programa skladnosti in etike poslovanja;
  • Compliance Coaching: Kako premagovati največje izzive pri delu na področju skladnosti in etike poslovanja.

1. delavnica (20.04.2016)Kako postaviti in nadgrajevati temelje programa skladnosti in integritete poslovanja – v katerikoli organizaciji

 

Best Western Premier Hotel Slon, 20.04.2016, ob 8:30 do 12:30

 

PROGRAM

8:15 – 8:30  Prihod udeležencev

8:30 – 9:45 Andrijana Bergant, NLB d.d.: Kako pripraviti temeljne dokumente sistema upravljanja skladnosti poslovanja: Politiko o skladnosti poslovanja in Kodeks ravnanja (predstavitev vsebinskih izhodišč ter delo v skupinah)

9:45 – 10:45 Mateja Geržina, Triglav INT d.d. in Alenka Vidic, PROPIAR: Implementacija elementov programa skladnosti v prakso: uporaba izobraževanja, usposabljanja in komuniciranja (predstavitev vsebinskih izhodišč)

10:45 – 11:00 Odmor

11:00 – 11:45 Implementacija elementov programa skladnosti v prakso: uporaba izobraževanja, usposabljanja in komuniciranja (delo v skupinah)

11:45 – 12:30 Miran Deželak, NLB d.d.: Nadzor in notranje preiskave: osnove, priprave in izvedba (predstavitev vsebinskih izhodišč ter delo v skupinah)

 

**************

 

Na prvi iz sklopa treh delavnic v letu 2016 je Andrijana Bergant prikazala, kako pripraviti Politiko o skladnosti poslovanja z vsemi elementi, sledeč mednarodnemu standardu ISO 19600: Compliance Management Systems ter Etični kodeks, po vzoru najboljših praks. Med napotki za pripravo politike je poudarila pomen opredelitve področij tveganj za skladnost, s katerimi se ukvarja funkcija skladnosti. Glede opredelitve obsega je pomembno tudi, da politika pove, ali se nanaša samo na organizacijo ali tudi na morebitno skupino družb; medtem ko je v vsakem primeru standard, da se zahteve glede skladnosti določijo tudi za zunanje izvajalce.  Pri pripravi Kodeksa je izrazitega pomena že faza priprav s širokim dialogom, bodisi o tem, kako zaposleni razumejo že obstoječe vrednote in načela ravnanja, ali pa o tem katere vrednote in temeljna načela bi morala biti v podjetju sprejeta. Prav tako je v predhodnem dialogu potrebno opredeliti tiste najpomembnejše vsebine, ki so za podjetje najbolj pomembne, da jih ohranja ali pa okrepi in tako povzdigne v vsebine kodeksa, z zelo konkretno zapisanimi pričakovanji glede ravnanja ter praktičnimi ponazoritvami. Za oba temeljna dokumenta programa skladnosti je ključnega pomena, da je v njih opredeljena vloga vseh deležnikov, da program skladnosti in etike razumejo kot nekaj, kar je cilj in odgovornost celotne organizacije, njenega vodstva in vseh zaposlenih, ne pa nekaj , s čimer se ukvarja le funkcija skladnosti. S sprejemom obeh dokumentov se krepitev tovrstne kulture skladnosti in etike šele začne, zato je potrebno redno komuniciranje in poučevanje različnih skupin deležnikov o njuni vsebini in pomenu zapisanega.

 

Vsi udeleženci so naknadno prejeli tudi predlogo obeh dokumentov s kratkimi navodili za pripravo podrobnejših vsebin, prilagojenih konkretni organizaciji (če bi želeli naknadno naročiti predlogo Politike skladnosti ali Kodeksa ravnanja, nam pišite na: info@eisep.si).

 

Mateja Geržina, direktorica pristojna za kadrovske zadeve in skladnost iz holdinške družbe Triglav INT, je delila utrinke iz svoje dragocene prakse implementacije programa skladnosti, v podjetju z mednarodno prisotnostjo, preko izobraževanj zaposlenih, predvsem pa preko cim več posvetovanj in dialogov, posebej z managementom. Slednji mora stvar ‘kupiti’, da smo strokovnjaki za skladnost pri svojem delu lahko učinkoviti. Pri tem pa moramo biti tudi opremljeni s pravo mero in kombinacijo samozavesti, profesionalnosti, poznavanja poslovanja organizacije, vztrajnostjo in potrpljenjem.

 

Alenka Vidic

Kontinuirano komuniciranje vsebin s področja skladnosti in etike poslovanja je ključno z vidika dejanske implementacije pravil in etičnih načel v prakso, oz. za zagotavljanje učinkovitosti programa skladnosti. Slednje lahko podjetje obvaruje navsezadnje tudi pred odgovornostjo za prekršek ali kaznivo dejanje, ki bi ga storil posamezen zaposleni. Alenka Vidic, izvršna direktorica in partnerka pri PR agenciji PROPIAR, nam je zato osvetlila pomen komuniciranja pri vzpostavitvi in upravljanju programa skladnosti poslovanja kot spremembo, do katere imajo ljudje načeloma odpor in jim je odveč. Skladnost in še posebej etiko, vrednote, je zato potrebno zelo konkretizirati, predstaviti na primerih in to takšnih, ki so prilagojeni različnim ciljnim skupinam. Šele potem ljudje lahko zahteve in pričakovanja s tega področja zares razumejo in sprejmejo ter jih lahko k temu tudi motiviramo. Razmisliti je vredno posebej o kanalih komuniciranja, ki jih uporabljamo pri sporočanju vsebin s področja skladnosti in etike, ob dejstvu, da imajo zaposleni različne dostope in najraje dvostranske kanale, kot so sestanki z nadrejenimi, timski sestanki in e-pošta. Če opazite, da se v podjetju širijo govorice o pomembnih zadevah, te nastajajo, ker obstaja vrzel v zvezi z neko temo in zato govorice prevzemajo funkcijo komunikacijskega kanala. Praksa kaže, da se govorice zmanjšajo z rednim komuniciranjem po za to namenjenih kanalih organizacije, v nasprotnem primeru pa imajo govorice negativne učinke na zaposlene in celotno organizacijo. Ključno sporočilo je: strokovnjaki za skladnost, dobro se povežite s komunikatorji v vašem podjetju! Oni namreč najbolje vedo, kateri komunikacijski kanali in pristopi so najprimernejši za katero vsebino in ob kateri priložnosti. Če boste imeli odličen načrt in mehanizme za zagotavljanje skladnosti, pa tega ne bodo poznali vsi, ki morajo biti vanj vključeni, ne morete biti učinkoviti.

 

Na koncu nam je Miran Deželak, vodja notranjih preiskav v NLB d.d., približal dobre prakse in svoje bogate izkušnje pri preiskovanju slabih poslovnih praks. Poudaril je pomen priprav in doslednost izvajanja vnaprej določenega postopka notranje preiskave, profesionalno dokumentiranje le nedvoumno ugotovljenih dejstev in okoliščin. Vseskozi je pomemben tudi korekten odnos do zaposlenih, ki pridejo v stik z notranjo preiskavo, bodisi kot subjekt preiskave, bodisi kot prijavitelj ali pa kot priča. Za razliko od postopkov zunanjih pristojnih organov, gre pri notranjih preiskavah za obravnavo naših sodelavcev. Danes lahko o nekom preiskuješ neprijetne okoliščine, jutri pa z njim sodeluješ v neki drugi zadevi. Vsekakor velja vselej paziti, da strokovnjaki za skladnost ne opravljamo toliko različnih nalog, ki bi po eni strani bile neobvladljive z vidika obsežnosti ali pa potrebnih specialističnih znanj in veščin, po drugi strani pa bi nas lahko pripeljale v nasprotje interesov.  V kolikor ima podjetje eno samo osebo, ki je odgovorna za upravljanje sistema skladnosti, se ta običajno osredotoča na preventivne in kontrolne naloge te funkcije (svetovanje, izobraževanje, komuniciranje, regulatorna skladnost ter spremljanje drugih tveganj s področja skladnosti), medtem ko je za izvedbo notranje preiskave boljša personalna ločitev. Če podjetje ne razpolaga z lastnimi strokovnimi viri, dobra praksa priporoča najem zunanjih strokovnjakov za izvedbo notranje preiskave.

2. delavnica (15.06.2016)Izvedba analize in ocene tveganj za skladnost poslovanja (zbiranje pravih informacij, način – metodologija analize in ocene tveganj za skladnost) in kako jo predstaviti vodstvu podjetja.

 

Druga delavnica je bila v celoti posvečena upravljanju s tveganji za skladnost in etiko. Murray Grainger iz Impact on Integrity, ki je vodil delavnico, je prikazal pristop upravljanja s temi tveganji po 5 korakih:

 

Murray Grainger, Impact on Integrity, Španija
  1. Brainstorm (viharjenje možganov)
  2. Criticality (opredelitev kritičnosti)
  3. Summarise (povzemanje)
  4. Mitigate (ukrepanje) in
  5. Follow-up (spremljanje, preverjanje).

Prve tri faze izvajamo v obliki delavnice, skupaj z reprezentativno skupino vodij in strokovnjakov iz podjetja, pri čemer strokovnjak oziroma pooblaščenec za skladnost igra vlogo moderatorja.

V fazi viharjenja možganov so udeleženci spodbujeni, da nestrukturirano (in brez sprotnega presojanja drugih udeležencev) nizajo tveganja za skladnost in etiko, ki jih sami prepoznavajo pri poslovanju podjetja.

V drugi fazi skupinsko opredeljujemo kritičnost vsakega od naštetih tveganj na neki lestvici, npr. od 1-  najmanj kritično do 4- najbolj kritično, in sicer po verjetnosti nastanka škodnega dogodka in po učinku, če bi škodni dogodek nastal.

V zaključni fazi delavnice naredimo povzetek v smislu združevanja podobnih tveganj v eno skupino, od identificiranja najbolj kritičnih tveganj in manj kritičnih.

Izven delavnice, ki naj ne bi trajala več kot 60 min, nato sami strokovnjaki za skladnost vzamemo rezultate v razmislek in pripravimo predlog ukrepov za odpravljanje in zmanjševanje tveganj (četrta faza), ki pa jih vsekakor uskladimo s tistimi v organizaciji, na katerih področje dela se ukrepi nanašajo in tistih, ki bodo nosilci izvedbe teh ukrepov. V skladu z notranjo politiko podjetja jih predložimo pristojnemu organu v potrditev.

Strokovnjak oziroma pooblaščenec za skladnost nato spremlja izvajanje sprejetih ukrepov za obvladovanje tveganj (peta faza).

Murray nas je popeljal tudi v razmišljanje o tem, kako sploh razumemo tveganja za skladnost in etiko poslovanja, s čim jih povezujemo in kaj nam predstavljajo. Vaja je udeležencem dala pomembno spoznanje ter namig:  tveganja za skladnost in etiko nam lahko ponujajo tudi priložnosti in spodbujajo uspeh, če jih torej uspešno prepoznavamo, ocenimo in obvladujemo.

“Branje finančnih izkazov za strokovnjake za skladnost in druge, ki delujejo po pristopu ocene tveganj”

 

Delavnica je potekala dne 16.11.2016, od 8:30 do 13:00, v City Hotelu, Dalmatinova ul. 15,  Ljubljana.

 

Vodila sta jo Mihael Krajnc, direktor in soustanovitelj računovodskega servisa Saša d.o.o. iz Ljubljane, ki je preizkušeni računovodja in preizkušeni davčnik, z več kot 25 let izkušenj, ter Polona Pergar Guzaj, direktorica družbe 4E, pomoč pri upravljanju organizacij in obvladovanju prevar d.o.o., ki je aktivna preizkušena notranja revizorka, z veljavnimi mednarodnimi nazivi s področja notranjega revidiranja (CIA), preiskovanja prevar (CFE), notranjega revidiranja finančnih storitev (CFSA) ter ocenjevanja upravljanja s tveganji (CRMA). 

 

Na delavnici smo spoznavali, kako so v osnovi finančni oziroma računovodski izkazi sploh sestavljeni in kaj nam povedo; predvsem pa, kako lahko iz njih razberemo:


– katere vrste izdatkov so za podjetje ali posameznega proračunskega uporabnika znotraj podjetja najpomembnejši,
– na kakšen način ter po katerih poteh gredo iz podjetja največji finančni odlivi,
– s kom podjetje sklepa najpomembnejše posle,
– kaj nam izkazi povedo o kredibilnosti samega poslovnega partnerja, 
– za kaj plačuje podjetje največje provizije,


ter druge najbolj izpostavljene postavke, na katere se lahko osredotočamo pri rednih pregledih skladnosti v procesih ter jih povezujemo z drugimi informacijami, po pristopu ocene tveganj. Naučili smo se tudi, katere indice morebitnih prevar ter s tem povezanih tveganj lahko razberemo iz računovodskih postavk, da imamo izhodišče za usmerjeno nadaljnje preverjanje. (16.11.2016)

Kako uporabljati standard SIST ISO 19600 (Sistemi za upravljanje skladnosti – Smernice) pri upravljanju programa skladnosti in etike poslovanja

 

 

 

 

 

Delavnica je potekala v sredo, 19. 04.2017, od 8:30 do 13:00.

Udeleženci delavnice so prejeli praktični pripomoček za v pisarno: kartico sistema upravljanja skladnosti s pojasnilnimi oblački ter linearnim zapisom korakov upravljanja sistema skladnosti po ISO 19600.

Predstavljen je bil enoten mednarodni standard na področju upravljanja skladnosti v organizacijah, ki je bil na iniciativo in z izdatno podporo EISEP letos objavljen tudi v slovenskem jeziku. Standard je nastal kot plod dela izkušenih strokovnjakov za skladnost z različnih delov sveta, od ZDA prek Evrope in vse do Avstralije. Združuje in nadgrajuje dosedanja spoznanja iz dobrih praks ter že razširjenih nacionalnih in mednarodnih standardov.

 

Delavnica je potekala po naslednjih vsebinskih sklopih:

 

  • Pregled ogrodja sistema upravljanja skladnosti in kultura skladnosti

 

  • Predstavitev temeljnih gradnikov sistema upravljanja skladnosti: kontekst organizacije in umeščenost sistema upravljanja skladnosti, upravljanje tveganj skladnosti, politika o skladnosti, vloga vodstva in vloga funkcije skladnosti v tem sistemu

 

Razprava

 

  • Načrtovanje pri upravljanju sistema skladnosti s praktično vajo v skupinah

 

  • Zagotavljanje podpore sistemu upravljanja skladnosti

 

  • Ocenjevanje učinkovitosti upravljanja skladnosti in ocenjevanje uspešnosti tega sistema s skupinsko vajo

 

  • Poročilo o skladnosti ter stalno izboljševanje sistema upravljanja skladnosti

 

Razprava

 

Delavnico sta vodila Andrijana Bergant, EMBA, CCEP-I in mag. Andrej Šercer.

‘Compliance coaching’ – Kako reševati največje izzive pri delu na področju skladnosti in etike poslovanja

 

Verjetno se vsi spomnimo svojega prvega mrzlega tuša, ki smo ga doživeli v vlogi strokovnjaka za skladnost… Ni prijetno ostati brez besed, brez pametnega odgovora ali pa celo z občutkom spodkopane lastne strokovnosti, morda celo užaljenosti.

 

Na delavnici smo se urili v teoriji reševanja konfliktov ter spoznavali različne metode soočanja z njimi. Pred nami je bil izbor različnih resničnih situacij, pri katerih smo viharili možgane o možnih odzivih. Igrali smo tudi vloge, enkrat v vlogi trenerja, drugič nasprotnika, tretjič mentorja itd. Delavnico je vodila Alenka Vidic.

 

Na koncu smo izžrebali prejemnico majhne pozornosti, pa vendar navdihujočega priročnika z naslovom “Have a Nice Conflict”. Ker znanja nikoli ni dovolj.

 

Več o dosedanjih EISEP-ovih delavnicah si lahko preberete tukaj(22.05.2017)

sl_SISL
en_GBEN sl_SISL